Rechnung als Privatperson – geht das?
Du darfst einen Beleg über den Verkauf schreiben, aber keine Umsatzsteuer darauf ausweisen. Genau das ist der Punkt, an dem es teuer wird: Wer als Nichtunternehmer Steuer auf einem Dokument ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Absatz 2 UStG dem Finanzamt. Nenn den Beleg deshalb Quittung oder Kaufbeleg.
Warum der Käufer überhaupt danach fragt
Die Frage kommt fast immer aus einem von drei Gründen. Der Käufer will das Gerät geschäftlich absetzen und braucht dafür einen Beleg. Er will einen Nachweis für die Versicherung, etwa bei einem hochwertigen Rad oder Fahrradanhänger. Oder er will schlicht sicher sein, dass die Sache nicht gestohlen ist. Nur der erste Grund führt zu einem Problem, und auch das nicht bei dir: Von einer Privatperson gibt es keinen Vorsteuerabzug, weil keine Umsatzsteuer angefallen ist. Der Käufer kann den Kaufpreis je nach Konstellation trotzdem als Betriebsausgabe buchen, dafür genügt ihm ein Eigenbeleg mit deinem Namen und deiner Anschrift. Für die beiden anderen Gründe reicht eine Quittung ohnehin. Erklär das kurz, statt die Bitte abzulehnen — sie ist berechtigt, nur der Begriff ist falsch gewählt.
Der Fehler, der richtig Geld kostet
Nimm nicht einfach eine Rechnungsvorlage aus dem Netz. Dort steht in der Regel eine Zeile mit „zzgl. 19 % USt“. Wer diese Zeile stehen lässt, obwohl er kein Unternehmer ist, löst eine Steuerschuld aus. Nach § 14c Absatz 2 UStG schuldet den ausgewiesenen Betrag, wer in einer Rechnung Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist. Bei einem Verkauf über 800 Euro sind das schnell rund 128 Euro, die das Finanzamt verlangen kann, während dein Käufer den Vorsteuerabzug versucht. Eine Berichtigung ist möglich, aber sie setzt voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, und sie erfordert einen gesonderten Antrag beim Finanzamt. Kurz: Diese eine Zeile löschst du. Alles andere darf bleiben. Das ist eine Beschreibung der üblichen Rechtslage, keine Rechtsberatung.
Wer Marke, Modell und Seriennummer schon in der Anzeige nennt, hat den halben Beleg fertig — [stell deinen Artikel mit vollständigen Gerätedaten ein](/anzeige/neu?thema=geraetedaten). Anzeige aufgeben
So sieht ein sauberer Beleg von privat aus
Überschrift „Kaufbeleg“ oder „Quittung“, nicht „Rechnung“. Dann: dein Vor- und Nachname mit Anschrift, Name und Anschrift des Käufers, Datum, der verkaufte Gegenstand mit Seriennummer oder Rahmennummer, der Kaufpreis in Ziffern und Worten, die Zahlungsart. Danach zwei Sätze, die alles Wichtige regeln: „Verkauf von privat, keine Umsatzsteuer ausgewiesen, kein Vorsteuerabzug möglich“ und „Verkauf unter Ausschluss jeder Gewährleistung, bekannte Mängel: [Aufzählung]“. Zum Schluss Ort, Datum, beide Unterschriften. Dieses Dokument akzeptiert jede Buchhaltung als Eigenbeleg und jede Hausratversicherung als Wertnachweis. Schreib es zweimal, unterschreibt beide Blätter und nehmt je eines mit. Ein Foto davon auf dem Handy ist die billigste Versicherung gegen die Frage, was vor drei Monaten eigentlich vereinbart war. Wie die reine Zahlungsbestätigung aussieht, steht bei der [Quittung als Privatverkäufer](/loesungen/quittung-ausstellen-privat); weitere Fälle sammeln die [Lösungen](/loesungen).
Wann aus privaten Verkäufen doch Gewerbe wird
Die Frage nach der Rechnung führt oft zur nächsten: Ab wann bin ich Händler? Eine feste Stückzahl oder Umsatzgrenze nennt das Gesetz nicht. Beurteilt wird das Gesamtbild — planmäßiger Einkauf zum Weiterverkauf, gleichartige Ware in Serie, dauerhafte Wiederholung, ein professioneller Auftritt. Wer den Keller leerräumt und dabei sechzig Anzeigen schaltet, wird davon nicht zum Gewerbetreibenden. Wer dagegen jede Woche fünf Paar Sneaker einkauft und weiterverkauft, ist es schnell, auch bei kleinen Beträgen. Wird das relevant, ändern sich Pflichten und Haftung grundlegend: Widerrufsrecht, Gewährleistung, Impressum, Steuer. Wenn du an diesem Punkt stehst, lies [Eine Abmahnung erhalten](/recht/abmahnung-erhalten) und, bei Markenware, [Gefälschte Markenware erkennen](/sicherheit/gefaelschte-marken). Das ist eine Beschreibung der üblichen Rechtslage, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Du darfst einen Beleg über den Verkauf schreiben, solltest ihn aber Quittung oder Kaufbeleg nennen und keine Umsatzsteuer ausweisen. Der Beleg enthält beide Namen, Datum, Gegenstand, Preis und Zahlungsart. Damit ist alles abgedeckt, was ein Käufer für Buchhaltung oder Versicherung tatsächlich braucht.
Was passiert, wenn ich versehentlich Mehrwertsteuer ausgewiesen habe?
Dann kannst du den ausgewiesenen Betrag schulden, auch ohne Unternehmer zu sein. Bitte den Käufer schriftlich, den Beleg zurückzugeben oder zu vernichten, stelle einen korrigierten aus und wende dich an dein Finanzamt. Eine Berichtigung ist möglich, verlangt aber einen gesonderten Antrag und die Klärung, ob Vorsteuer gezogen wurde.
Der Käufer braucht den Beleg für die Firma — reicht meine Quittung?
In aller Regel ja. Aus einem Privatverkauf gibt es ohnehin keinen Vorsteuerabzug, weil keine Umsatzsteuer angefallen ist. Für die Buchhaltung genügt ein Beleg mit deinem Namen, deiner Anschrift, Datum, Gegenstand und Betrag. Alles Weitere klärt der Käufer mit seiner Steuerberatung, nicht mit dir.
Muss ich meine Adresse auf den Beleg schreiben?
Für einen brauchbaren Beleg ja, sonst ist er wertlos. Wenn dir das unangenehm ist, mach die Übergabe an einem neutralen Ort und gib den Beleg erst dort heraus. Bedenke aber: Der Käufer trägt dieselbe Angabe ein, und beide Seiten haben ein Interesse daran, den anderen später erreichen zu können.